De blocnote op de bijrijdersstoel heeft in veel gevallen plaats gemaakt voor een track & trace of ritregistratiesysteem. Veelal om een sluitende ritregistratie aan de fiscus te kunnen overleggen. Maar nu de systemen steeds meer voordelen voor een steeds bredere groep zakelijke rijders bieden, blijft ‘privacy’ een ding. Hoe om te gaan met deze mogelijke spelbreker?

De markt voor telematicatoepassingen in de auto is al enige tijd booming. Vooral in bestelauto’s worden ze inmiddels massaal ingezet. Logisch ook, de voordelen zijn legio. Het is al lang niet meer alleen het registreren van kilometers. Bedrijven kunnen erdoor beter plannen, er hoeven handmatig geen ‘urenbriefjes’ meer gemaakt te worden – met minder kans op fouten – medewerkers worden beter begeleidt, bij calamiteiten kan er direct hulp worden ingeroepen. Kortom: track & trace draagt bij aan het efficiënt omgaan met tijd, geld en middelen.

Fleet Complete brengt een e-book uit over privacy en track & trace systemen. Download door op de illustratie te klikken!

Maar er is een andere kant van het verhaal. En dat is de zorg over de privacy. Door de bestuurder op de kaart gezet, of de OR of de werkgever. Bij track & trace leverancier Fleet Complete, een van de grotere aanbieders in Nederland (en daarbuiten), weten ze daar inmiddels alles van. Waarbij hun ‘privacy-specialist’ Marc Straver benadrukt dat sinds de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) eind mei 2018 van kracht is, elke werkgever ook verplicht zorgvuldig dient om te gaan met privacygevoelige gegevens. Bedrijven moeten dit ook kunnen aantonen. Behalve het inzien van die gegevens is ook het opslaan van data aan banden gelegd.

Serieus struikelblok

Maar hoe goed een aanbieder van track & trace dit ook heeft geregeld – Fleet Complete heeft bijvoorbeeld een voorbeeldformulier voor de werkgever (of fleetmanager) die hij kan gebruiken om de afspraken rond autogebruik en track & trace met de werknemer vast te leggen, het bedrijf stelt bovendien ook een zogenaamde verwerkersovereenkomst op met de klant – het gaat uiteindelijk om het vertrouwen winnen van de werknemers. Voor sommige bedrijven blijkt het een serieus struikelblok, zegt Ryanne van der Wiele, bij Fleet Complete verantwoordelijk voor sales Benelux en betrokken bij grote accounts en projecten met name in de bouw- & installatiebranche en de publieke sector. “Wij hebben een klant waarvan de OR er vier jaar over heeft gedaan om de beslissing te nemen.”

Op het moment dat een rit privé gemarkeerd wordt, dit kan ook overdag tijdens werktijd zijn, ziet de werkgever geen bestemming, snelheid en locatie meer

Volgens Van der Wiele komt het voor een belangrijk deel door onvoldoende kennis over het onderwerp. Het is ook een beladen onderwerp, de term big brother valt al snel, een vooroordeel gestoeld op angst. Bovendien denkt men dat het iets is dat van bovenaf beslist wordt en wat de medewerkers maar te slikken hebben. Dan is de weerstand in eerste instantie heel groot. Het doel van de aanschaf van telematica mag nooit zijn: controle, benadrukt Van der Wiele. “Mensen denken soms dat ze hun gedrag moeten gaan aanpassen als ze een track & trace systeem in hun auto krijgen. Maar dat moet je juist niet doen. Als je je werk gewoon goed doet is er geen werkgever die een probleem maakt als je een keer ergens vroeger weggaat of een tussenstop maakt. Gewoon doen zoals je dat altijd doet”.

Privéschakelaar

Uiteraard is het systeem van Fleet Complete uitgerust met een privéknop. Hoewel uiteraard… volgens Straver en Van der Wiele weten veel gebruikers én werkgevers niet dat bepaalde ritten niet hoeven te worden weergegeven. Met een privéschakelaar blijven ritten ook echt privé. “Op het moment dat een rit privé gemarkeerd wordt, dit kan ook overdag tijdens werktijd zijn, ziet de werkgever geen bestemming, snelheid en locatie meer. Het enige dat de werkgever nog ziet is hoe lang de werknemer privé heeft gereden en hoeveel kilometer”, aldus Straver.

Hoe een dergelijk belanden onderwerp het best te benaderen? Doorgaans worden werknemer gerustgesteld als er bijvoorbeeld overeenkomsten worden gesloten waarin staat hoe de werkgever omgaat met de data uit de blackbox, wat hij ermee doet, om welke reden en wanneer hij de gegevens gaat wissen. Documenten zijn daarvoor aanwezig, opgesteld door een onafhankelijke organisatie. Maar het begint vooral bij uitleg geven over het doel van de invoering van telematica. Transparantie gaat boeven alles, zegt Van der Wiele. “Niets is verstandiger dan ‘open’ zijn over privacy!”

Download vooral ook het e-book dat Fleet Complete over dit onderwerp heeft opgesteld, met onder andere interviews met Van der Wiel en Straver. Ook is er een uitgebreide lijst met ‘veelgestelde vragen’ en is er een voorbeelddocument ‘privacyregeling ritregistratiesysteem’.

Delen: