Met de bedrijfspas volledig sleutelloos een deelauto reserveren, openen én starten. Waarbij een sluitende ritregistratie automatisch wordt gecreëerd en er een goede beheerstool is. Is de reservering alleen voor een korte rit, dan staat er een e-bike ter beschikking. De gemeente Haarlemmermeer heeft voor het personeel na een lange zoektocht de eerste sluitende carsharing oplossing gevonden.
Het had nogal wat voeten in de aarde, zegt Theo Sikkink, wagenparkbeheerder bij de gemeente Haarlemmermeer. Zijn mobiliteitseisen waren niet mals, technisch gezien zou het een huzarenstukje worden. Het hielp ook niet mee dat een eerste leverancier uiteindelijk niet de gewenste oplossing bleek te kunnen leveren. Maar sinds deze maand is het dan voor elkaar: de 20 deelauto’s, waaronder een tiental volledig elektrische Renaults Zoë, twee Mitsubishi Outlanders en een handvol plug-in hybrids VW Golfs, zijn allemaal aan elkaar verbonden en komen tezamen in één planningstool en beheerstool. Gedeelde mobiliteit of carsharing 2.0, zoals Sikkink het omschrijft.
John Verburg (l) van Transscope en Theo Sikkink op het gemeentehuis van Haarlemmermeer
Leverancier is Transscope Voertuigsystemen die het systeem in delen heeft opgeleverd voor Haarlemmermeer. Eigenlijk dus een tweede keuze dus, zegt Sikkink. “Het bleek achteraf onze grootste uitdaging: het kunnen vinden van een leverancier die het volgens onze wensen kon smeden. Transscope was er vorig jaar nog niet klaar voor. Nu wel.”
Greenwheel-achtige oplossing
Sikkink wilde in ieder geval af van de fysieke sleutel. De gemeente heeft altijd al poolauto’s gehad, maar veel mensen hielden de autosleutel op zak zodat er altijd een gebrek was aan beschikbare auto’s. Terwijl het park destijds bestond uit flink wat meer auto’s. Een Greenwheel-achtige oplossing stond Sikkink toen voor ogen. Maar dan wel met een sluitende ritregistratie. Anders kwamen er problemen met de Belastingdienst.
Bovendien leek hem de Greenwheels-oplossing, waarbij er uiteindelijk toch een sleutel aan te pas komt, opgeborgen in het handschoenenkastje, niet ‘foolproof’. Beter om een systeem te hebben gebaseerd op RFID. Het liefst met de techniek die op de bedrijfspassen wordt gebruikt. En de ambtenaren moesten de auto’s op het voor hun bekende softwareplatform kunnen reserveren. Voor een oplossing waarbij het openen gaat via een app-op de telefoon werd afgezien. “We zijn weliswaar als gemeente vooruitstrevend, maar tegelijkertijd ook nog ouderwets”, vat Sikkink samen.
Waarbij je bijvoorbeeld ook kunt sturen op kilometers, dus nooit meer een contract waarbij je aan het eind fors moet afrekenen voor de meerkilometers
De eisen van de gemeente waren fors, erkend John Verburg van Transscope. Terwijl Transscope al meer dan tien jaar voor Haarlemmermeer het systeem levert voor de ritregistratie, was er vorig jaar geen panklare oplossing voor een dergelijk vergaand carsharing-systeem. Maar binnen een jaar is dat nu dus wel ontwikkeld. “Waarbij de gemeente nu meer tools ter beschikking heeft dan aanvankelijk bedacht. Sinds we zijn aangesloten op fleetmanagementsoftware van Chevin, eerder dit jaar, krijgen ze nu een complete beheermodule waar je een precies beeld krijgt van het gebruik van de auto’s. Waarbij je bijvoorbeeld ook kunt sturen op kilometers, dus nooit meer een contract waarbij je aan het eind fors moet afrekenen voor de meerkilometers.”
Duurzaamheidsdoelstellingen
Ook de leasemaatschappij waarmee Haarlemmermeer sinds vorig jaar samenwerkt, Personal Car Lease (PCL) uit Amsterdam heeft inzicht in de beheersoftware waarbij ze bijvoorbeeld goed kunnen sturen op onderhoud en banden. Altijd is er zicht op de actuele kilometerstanden.
Aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeente voldoet het systeem in ieder geval prima. De volledig elektrische auto’s zijn er gekomen na analyse van het gebruik van alle poolauto’s. De
De deel-Renaults Zoë van de gemeente Haarlemmermeer
meeste ritten zijn prima te voldoen op één acculading. Gaat de reis verder, of durft de betreffende ambtenaar een elektrische auto niet aan, dan zijn er de plug-ins. Maar trots is Sikkink vooral ook op het sturingsmiddel in de planningssoftware waarbij een ambtenaar voor een korte rit een e-bike of een elektrische scooter krijgt voorgeschoteld in plaats van een auto. Daarbij hebben de ambtenaren ook de beschikking over een NS Businesscard. Hoewel er ‘natuurlijk’ rekening wordt gehouden met de weergoden. “Als het plenst van de regen delen we eerder auto’s uit. Die vrijheid geeft het systeem”, aldus Sikkink.
Privacy
Op het gebied van privacy zijn er ook de nodige hobbels genomen. Met de OR is afgesproken dat niemand, behalve Sikkink zelf, namen en rugnummers plakt op de rapportages. Dat Transscope het Keurmerk RSS draagt, en bovendien is geregistreerd bij de Autoriteit Persoonsgegevens, was een voorwaarde voor de gemeente. Verburg: “Om de planningsinformatie door te schieten naar het kastje in de auto, was daarin ook een uitdaging. Het is informatie zodat de auto weet dat een bepaalde persoon op een specifiek tijdstip de auto mag meenemen. Die informatie wordt vanuit de software via een sms-bericht verstuurd. Op die manier kan de box niet worden gehackt.”
Sikkink denkt met dit systeem een flinke efficiencyslag te kunnen maken. Wellicht dat er volgend jaar geen 20, maar 15 auto’s nodig zijn. Ook al omdat de ambtenaren slimmer met hun afspraken omgaan nu het systeem zo flexibel en ‘foolproof’ blijkt. En als iemand een pasje is vergeten in de auto? Dan kan de front-office op afstand de auto openen en inschakelen. Dat is uiteindelijk voor de wagenparkbeheerder een geruststellende gedachte.
