Leasen een commodity? Verre van dat, laat het innige partnership tussen de technische groothandel Rexel (150 auto’s) en haar leasemaatschappij zien. Rexel besteedt sinds kort het volledige wagenparkbeheer uit aan LeasePlan, een leasevorm die aan populariteit wint. Een ingrijpende verandering maar een ‘inhouse’ wagenparkbeheerder heeft de pijn verzacht.
De overgang naar een nieuwe leasemaatschappij en naar deze nieuwe vorm was ‘pittig’, laat HR-directeur Monica Vos van Rexel zonder omhaal weten. Er kwamen zelfs, volgens haar eigen zeggen, de nodige lijken uit de kast. Maar het roer moest om; kostenreductie en het uitbannen van die enorme berg aan administratielast ten aanzien van het leasepark, stond voorop bij de aanbesteding van een nieuwe leasemaatschappij. Waarbij duidelijk was dat het leasebeleid van de organisatie flink op de schop moest. Een aanpassing die zijn weerslag zou hebben op de medewerkers.
HR-directeur Monica Vos van Rexel
In dat gehele proces moest een partner worden gevonden die precies de noden van het bedrijf kon aanvoelen. Het is uiteindelijk LeasePlan geworden. Maar niet met een conventioneel product. Het is uiteindelijk een combinatie geworden van interim wagenparkbeheerder (Inhouse Solutions) en het product FleetPlan (één factuur voor het hele wagenpark). Een combinatie die ook voor LeasePlan nieuw was. Het is dusdanig goed bevallen dat het wellicht standaard wordt opgenomen in de aanvangsperiode. Ook al is er weinig standaard aan FleetPlan. De aanpak is totaal anders dan bij conventionele lease: maatwerk luidt het devies. Maar dat is precies wat Monica Vos van Rexel zocht.
Merkenbeleid
De overgang van het oude naar ‘het nieuwe leasen’ had wel de nodige voeten in de aarde, moet Vos toegeven. Uiteraard was er van tevoren bekend dat er een overgangsfase zou zijn waarbij (operationele) taken worden overgeheveld naar LeasePlan. Contracten met andere leasemaatschappijen moesten aflopen, een nieuwe leaseregeling ging in waardoor een eerste groep medewerkers werd geconfronteerd met nieuwe afspraken.
Als buitenstaander kan je dan toch wat beter de kaders aangeven van wat mogelijk is
Ook is er een merkenbeleid ingevoerd om een enigszins uniform park te krijgen. Dat terwijl heel wat leaserijders echte autoliefhebbers zijn, benadrukt Maaike Appelboom, interim wagenparkbeheerder van LeasePlan. Zij heeft gedurende ruim een half jaar bij Rexel op het hoofdkantoor in Zoetermeer gezeten. In het begin een paar dagen per week, later één dag in de week. Het bleek een gouden greep voor beide partijen. Niet alleen omdat ook Appelboom een echt autohart heeft. “Ik was het aanspreekpunt voor mensen met bijvoorbeeld aanvullende wensen voor hun auto. Als buitenstaander kan je dan toch wat beter de kaders aangeven van wat mogelijk is. Tegelijkertijd zoek je gezamenlijk naar oplossingen. Op die manier hebben we veel druk weggehaald bij de HR-afdeling van Rexel. En bovendien was het erg leuk werk”, aldus Appelboom.
Draagvlak
Die focus op het personeel was belangrijk. Rexel hecht grote waarde aan medewerkerstevredenheid en als er dan al een meer sobere leaseregeling komt, moeten mensen daarin mee kunnen gaan. De les van Vos is dat duidelijkheid en transparantie in de leaseregeling zorgt voor draagvlak. Dat ontbrak toch wel in de oude regeling. Vos: “Daarbij kan je niet genoeg communiceren! Dat is misschien wel de belangrijkste les geweest. Waarbij het heel goed heeft gewerkt dat LeasePlan als soort katalysator heeft opgetreden richting leaserijders.”
Uitgangspunt is dat medewerkers niet voor ieder wissewasje een kantoor binnenvallen. Enige zelfredzaamheid is goed
Maar de grootste uitdaging lag in het stroomlijnen van alle (administratieve) processen. Rexel heeft 19 vestigingen door het hele land. Het hele proces van auto’s aanvragen, mutaties doorvoeren, zorgen dat payroll goed loopt en dat managementinformatie op de juiste plek terecht komt; alles moest opnieuw worden ingeregeld. En toen kwamen dan ook enkele ‘lijken uit de kast’, zoals Vos het noemt. Bijvoorbeeld dat enkele medewerkers niet goed stonden geregistreerd. “Ook toen waren we blij dat LeasePlan letterlijk bij ons in huis zat. Zij zagen meteen de pijnpunten en was het mogelijk om gezamenlijk bij te sturen.”
Eigen berijdersdesk
Onderdeel van FleetPlan is een ‘eigen’ berijdersdesk voor alle vragen rondom de leaseauto. Maar die desk staat bij LeasePlan, het is de bedoeling dat berijders ernaar kunnen bellen of mailen. “Uitgangspunt is dat medewerkers niet voor ieder wissewasje een kantoor binnenvallen. Enige zelfredzaamheid is goed”, benadrukt Appelboom. Die fysieke aanwezigheid van haar bij Rexel heeft ze dan ook langzaam moeten afbouwen, want de medewerkers wisten haar feilloos te vinden op de dagen dat ze er was. Overigens heeft Appelboom de tijd bij de klant als een leerschool ervaren. “Ik heb weer eens ervaren hoe belangrijk het is om als leasemaatschappij goede rapportages en andere informatie op tijd en volledig te versturen. Een onduidelijke factuur kost een finance-afdeling enorm veel tijd. Of als er geen correcte eigen bijdrage is berekend voor een nieuwe leaserijder. Pas als dat soort processen optimaal verlopen, ben je niet zomaar een leverancier maar een echte partner.”
