Gebrekkig declaratiegedrag werkgever dupeert zakelijke rijder
vrijdag 3 oktober, 2014Veel werkgevers laten hun medewerkers teveel belasting betalen. Vooral de medewerkers die veel zakelijke kilometers met hun eigen auto maken, zijn hiervan de dupe, meldt Achmea’s mobiliteitsdochter Workaway.
Volgens de organisatie loopt een medewerker die 10.000 km zakelijk reist, daardoor al snel 650 euro per jaar mis. Soms is de werkgever zich hier helemaal niet van bewust. Vaker echter weet de werkgever het wél maar vindt het teveel gedoe om het goed voor de zakelijk reizende medewerkers te regelen, meldt Workaway.
Jack de Kraaij
Dat ‘gedoe’ zit hem in het gegeven dat er een verrekening kan plaatsvinden tussen (lagere) onkostenvergoeding voor woon-werkverkeer, veelal 12 cent per kilometer, en de (hogere) vergoeding voor zakelijke kilometers, meestal tussen de 28 en 38 cent per kilometer. Over het deel hoger dan 19 cent moet inkomstenbelasting worden afgedragen, waardoor de medewerker gemiddeld zo’n 24 tot 29 cent netto krijgt uitbetaald.Daar staat tegenover dat veel organisaties voor woon-werkkilometers dus een lagere vergoeding geven, bijvoorbeeld 12 cent. Voor de eerste tien kilometer geldt soms helemaal geen vergoeding. Ook is er vaak een maximum. Van de fiscus mogen de kilometers met een hogere én de kilometers met een lagere (of geen) vergoeding met elkaar worden verrekend. De medewerker betaalt daardoor minder (of zelfs helemaal geen) inkomstenbelasting over het deel van de reiskostenvergoeding boven de 19 cent. Deze verrekening wordt saldering genoemd.
Gebrekkig declaratiegedrag
Volgens directeur Jack de Kraaij van Workaway is het veelal het gevolg van een gebrekkig declaratiegedrag. “Hoewel de regel op zich heel eenvoudig is, is de praktijk weerbarstig. Dit heeft vooral te maken met de manier waarop binnen veel bedrijven de declaraties nog worden verwerkt. Daardoor weet de werkgever niet hoeveel kilometers de medewerker heeft gereisd; dat wordt niet centraal bijgehouden. Laat staan dat hij inzicht heeft in welke vergoeding de medewerker voor welke kilometer heeft gekregen, en voor welke kilometers niets. Zélfs veel geautomatiseerde systemen bieden dit inzicht niet. Als je dat niet weet, kun je ook niets met elkaar verrekenen.”
Opgespaard
Workaway heeft zijn product Reisbalans daarom ook nu uitgebreid met realtime inzicht in de fiscale ruimte van iedere medewerker. In Reisbalans registeren en declareren medewerkers hun zakelijke en woon-werkritten. De nieuwe functionaliteit berekent doorlopend de fiscale ruimte van de medewerker: dit zijn alle gemaakte kilometers x 19 cent. Blijft de reiskostendeclaratie binnen de ruimte, dan kan deze direct netto worden uitgekeerd. Is de declaratie hoger dan de fiscale ruimte, dan kan de werkgever ervoor kiezen alleen dat deel uit te betalen dat binnen de ruimte past. Het restant wordt dan opgespaard tot er een volgende maand wél voldoende fiscale ruimte is en er alsnog netto kan worden uitgekeerd.
