Arbeidscontracten lopen (bijna) nooit parallel aan leasecontracten; leaseauto’s komen daardoor in veel gevallen eerder terug. Afkopen is duur, opnieuw inzetten door middel van ‘het betere’ poolbeheer biedt uitkomst. Autoriteit op dat gebied is Fleetport dat met tien vestigingen in het land en een eigen digitale showroom fleetowners van dit ‘hoofdpijndossier’ afhelpt. Was poolbeheer ooit het ondergeschoven kindje, nu vormt het een cruciaal onderdeel in flexibel mobiliteitsbeheer.

Er rijden in Nederland ruim 720.000 (zakelijke) leaseauto’s rond, een kwart daarvan wisselt jaarlijks van berijder. En zo’n wisseling valt dus zelden tegelijk met het uitdienen van een leasecontract, weet directeur Pieter Jongenotter van Fleetport. Aangezien eerder inleveren van de auto bij de leasemaatschappij geld kost, net als stilstand van een auto – tot wel 50 euro per dag – is de auto opnieuw inzetten als poolauto in de meeste gevallen de beste optie. Maar hoe doe je dit? Op een snelle en juiste manier?

Directeur Pieter Jongenotter van Fleetport

Want een wisseling levert in alle gevallen een enorme logistieke operatie op; auto’s moeten worden ingeleverd, geïnspecteerd, schoongemaakt worden, eventuele onderhoud of reparaties moet worden uitgevoerd, alles conform de protocollen van de leasemaatschappij (als eigenaar van de auto). In dat hele proces moet de auto ook nog eens fysiek langs de diverse werkzaamheden, ook alweer afhankelijk van de leasemaatschappij en met welke schade- of onderhoudspartners wordt samengewerkt.

Snelheid is cruciaal

En dan is er de papieren ‘rompslomp’: waaronder het snel afmelden van de auto voor de bijtelling en het opmaken van de eindafrekening. Kortom, voordat een leaseauto opnieuw kan worden ingezet – en dus zijn geld kan opleveren – gaat er nogal wat aan vooraf. Snelheid is cruciaal in dit hele proces, benadrukt operationeel manager Maurice Jongenotter dan ook. “Iedere dag dat een auto stilstaat kost het bedrijf geld. Alle stappen die een leaseauto ondergaat in dit proces moet dan ook perfect op elkaar worden afgestemd waarbij alle stappen transparant en uiterst efficiënt moet gebeuren.”

De auto mag dan wel ‘tweedehands’ zijn, voor de berijder is het zijn of haar nieuwe leaseauto

Fleetport beheerst dit logistieke en administratieve proces tot in de puntjes. Het is uitgegroeid tot grootste poolbeheerder van ruim 150 bedrijven met doorgaans een flink wagenpark (100+ voertuigen). Het werkt dus in opdracht van fleetowners als onafhankelijk schakel tussen leasemaatschappij en de uiteindelijk berijders van de voertuigen. De poolbeheerder heeft, om dit hele (logistieke) proces te managen, de afgelopen jaren flink geïnvesteerd in automatisering. Tot en met ‘live updates’ en tracking aan toe. Waarbij bijvoorbeeld een nieuwe leaserijder van een pool- leaseauto precies kan volgen wanneer zijn of haar nieuwe auto het garagepad oprijdt. Want, zo benadrukt Maurice Jongenotter, de auto mag dan wel ‘tweedehands’ zijn, voor de berijder is het zijn of haar nieuwe leaseauto. “De auto moet in perfecte staat zijn. Als er meteen een lampje gaat branden of er ligt nog troep van de voorganger in, dan is dat geen goed visitekaartje die je als werkgever wilt afgeven.”

Digitale showroom

Operationeel manager Maurice Jongenotter van Fleetport

Die ‘nieuwe’ leaseauto is door de berijder uitgezocht in de digitale showroom van Fleetport. Of, in sommige gevallen, van de werkgever zelf: Fleetport kan namelijk de showroom in de branding van een specifieke klant uitvoeren, inclusief klant-specifieke wensen. Daarin dus alle auto’s die in een pool beschikbaar zijn, afkomstig van verschillende leasemaatschappijen. Waarbij het ‘originele’ leasecontract gewoon in stand blijft. Soms rijden die auto’s nog rond; heeft bijvoorbeeld een werknemer een nieuwe leaseauto besteld vanwege gezinsuitbreiding. “Dan komt zijn huidige leaseauto al in de showroom om voor onze klant een snelle doorlooptijd te garanderen. Want nogmaals: de kosten van stilstand willen we te alle tijden voorkomen”, aldus Pieter Jongenotter.

Met één druk op de knop kunnen we hier alles in gang zetten; de klant heeft er geen omkijken naar

Poolbeheer past ook in de trend dat bedrijven steeds vaker hun wagenparkbeheer uitbesteden. Zowel Pieter als Maurice Jongenotter zien de markt daardoor groeien. Als het beheer in zijn geheel wordt uitbesteed aan een professioneel, onafhankelijke wagenparkbeheerder, dan kloppen dergelijke professionals al snel aan bij een poolbeheerder omdat er op dat vlak veel winst is te behalen. Fleetport is met afstand de grootste en schaalgrootte is cruciaal in dit vak, zegt Pieter Jongenotter. “Dat alleen al maakt het mogelijk om met tien vestigingen in het land altijd wel in de buurt te zitten van een klant. En door schaalgrootte hebben we kunnen investeren in automatisering.  Waarbij onze systemen ook zijn gekoppeld aan bijvoorbeeld HR-pakketten of wagenparkbeheersystemen van onze klanten of hun tussenpersonen. Met één druk op de knop kunnen we hier alles in gang zetten; de klant heeft er geen omkijken naar.”

Snelle elektrificatie

Poolbeheer past dus mooi bij de flexibilisering van mobiliteit en de arbeidsmarkt. Maurice Jongenotter maakt het mee dat een leaseauto met een vijfjarig contract tot wel drie keer opnieuw is ingezet bij klanten. Het leasecontract kan ook makkelijk worden verlengd; de huidige auto’s kunnen gemakkelijk 7 of 8 jaar probleemloos rondrijden. Helemaal bij private lease, waar Fleetport ook op inspeelt (zie kader), is occasionlease een belangrijk onderdeel. De snelle elektrificatie van het leasepark zorgt daarbij niet zozeer voor problemen, al zijn er wel de nodige (operationele) uitdagingen. Fleetport is druk bezig met het inrichten van laadpleinen met wel 20 snelladers en voorziet de nodige vestigingen nu van zonnepanelen. En de ‘hikers’ die een ev naar een nieuwe klant brengen, moeten de auto afleveren met minimaal 80 procent accucapaciteit. “We hebben al de nodige klanten waarbij er alleen nog maar elektrische auto’s binnenkomen. Tijdig hebben we hierop geanticipeerd. Daar plukken we nu de vruchten van.”

Delen: