Dat de transitie naar elektrische mobiliteit voor sommige organisaties lastiger is dan anderen, bewijst de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) wel. Een deel van het wagenpark bestaat uit voertuigen (auto’s en bestelauto’s) die voor spoedeisende klussen 24/7 paraat moeten staan. Kunnen voertuigen elektrisch? Jeannette Kruijthof, programmamanager Duurzaamheid bij de VRR, wil graag de overstap realiseren. Maar ze stuit soms op weerstand. Samen met Fleet Support verkent zij de (on)mogelijkheden. “Het is een lange reis. Soms moet je gewoon wat meer tijd nemen. En dat is prima.”
De aanbesteding van zo’n 180 dienst- en piketvoertuigen bij een nieuwe leasemaatschappij is net afgerond. Het had de nodige voeten in de aarde. De eisen die een dergelijke organisatie met een maatschappelijk belangrijke taak op tafel legde, waren uitgebreid. Fleet Support heeft het hele aanbestedingstraject begeleid en Eric Westdorp, manager Business Development van Fleet Support, zag hoe uitdagend de marktvraag was. Als er maar genoeg partijen op zouden inschrijven? Westdorp: “Het aantal inschrijvingen was iets minder dan ik had verwacht. Fleet Support voert tientallen inkoopondersteuningen per jaar uit. We zien al een tijdje dat klanten echte partnerships met hun leasemaatschappij willen in plaats van het puur leveren van voertuigen. Dat kan niet iedereen. Bij de VRR is zo’n innig partnership misschien nog wel belangrijker. De leasemaatschappij moet met hun bijzondere vloot echt meegaan in de reis naar duurzame, elektrische mobiliteit.”
Jeannette Kruijthof, programmamanager Duurzaamheid bij de VRR
Hoewel de inkt van de contracten nog nauwelijks is opgedroogd, hebben zowel Westdorp als Kruijthof er vertrouwen in dat dit gaat lukken. Het is in ieder geval een leasemaatschappij geworden die geduld heeft. Kruijthof: “De eerste leaseauto onder het nieuwe contract gaat pas eind 2024 rijden! En die tijd hebben we ook nodig. Bijna wekelijks hebben we contact met de leasemaatschappij om er tegen die tijd echt klaar voor te zijn”.
Piketfunctionaris
Waar al die tijd dan in gaat zitten? Westdorp wijst eerst op het werk wat al gedaan is. De aanbesteding van al die verschillende voertuigen, waarvan 50 zogenaamde piketvoertuigen voorzien van optische- en geluidssignalen die ingezet worden voor spoedeisende hulpverlening en 24/7 paraat moeten staan. Ze zijn gekoppeld aan een piketfunctionaris en als de pieper afgaat, moet die direct kunnen uitrukken. Dan zijn er nog 80 voertuigen – ook met ‘toeters en bellen’ – voor minder spoedeisend werk. De 50 overige onherkenbare dienstvoertuigen worden voor ‘gewone’ ritten gebruikt. De ambulances en brandweerauto’s zijn niet meegenomen in het geheel. In eerste instantie heeft Kruijthof met behulp van Fleet Support een exacte analyse gemaakt hoeveel kilometers elk afzonderlijk voertuig maakt, hoe vaak precies ze uitrukken voor spoedeisend werk. Een hoop data heeft dat opgeleverd waarna Kruijthof de conclusie trok dat elektrificatie wel degelijk mogelijk is. Maar krijgt ze de organisatie mee?
De eerste leaseauto onder het nieuwe contract gaat pas eind 2024 rijden! En die tijd hebben we ook nodig
Dat laatste was dus een uitdaging. Er was weerstand, vooral ingegeven doordat piketfunctionarissen paraat moeten staan. Want: wat als de pieper afgaat? Is de auto dan wel voldoende opgeladen? Kom ik er ook weer mee terug naar huis? Wordt de accu niet leeg getrokken door alle apparatuur in de auto? En waar moet ik dan laden? Allemaal terechte vragen, benadrukt Kruijthof. Tegelijkertijd: alle verandering is nu eenmaal lastig. “Terugkijkend op het hele traject tot nu toe, was het misschien wel de grootste uitdaging: de hele organisatie achter de plannen krijgen, inclusief het management. Er werken hier ruim 2.200 mensen, dus om ze allemaal hierin te betrekken, was niet te doen. Maar ook daar heeft Fleet Support een belangrijke rol gespeeld als externe deskundige.. Fleet Support heeft voor meerdere partijen binnen onze organisatie uitstekende presentaties gegeven.” Westdorp als toevoeging hierop: “Data laat vooral zien wat er gebeurd is, maar toont niet wat er had moeten gebeuren. En daarom is het gesprek met eindgebruikers aangaan zo ontzetten belangrijk.
3,5 duizend kilometer per jaar
Op dit moment werken collega’s van Kruijthof aan een elektrische ambulance, die in het eerste kwartaal van 2024 de weg op moet
En er is nog iets bijzonders aan de hand met het wagenpark van de VRR. Ze maken namelijk jaarlijks weinig kilometers. De meesten tussen de 10 en 12 duizend kilometer per jaar, met enkele uitschieters naar beneden en boven. Veruit de meeste ritten zijn regionaal. Kruijthof heeft in eerste instantie gekeken of de organisatie misschien met minder voertuigen zou uitkomen – of om eventueel deelauto’s in te zetten. Maar de aard van het werk, het paraat moeten staan voor bepaalde taken met bijbehorende uitrusting, bepaalt de inzet van voertuigen. Zo is er bijvoorbeeld een 25kV-team dat uitrukt naar alle treinincidenten om de bovenleiding te testen op spanningsloosheid. Hiervoor zijn voertuigen beschikbaar die maar een paar duizend kilometer per jaar rijden, maar ze moeten er wel staan. Minder voertuigen bleek dus een brug te ver. “Maar we hebben voor al deze voertuigen en hun specifieke taken en de processen eromheen scenario’s en business cases ontwikkeld voor elektrificatie. Niet alleen voor nu, maar ook voor toekomstige scenario’s als er misschien weer heel andere voertuigen op de markt zijn. Daarom wilden we ook een leasemaatschappij die hierin meedenkt”, aldus Kruijthof.
Wat als mijn pieper afgaat? Is de auto dan wel voldoende opgeladen? Kom ik er ook weer mee terug naar huis?
Zo’n ‘relatie’ zorgt er overigens wel voor dat Kruijthof de leasecontracten niet meer 8 jaar (!) laat lopen. Dat was met de vorige leasemaatschappij zo afgesproken omdat de auto’s in die 8 jaar niet boven de 180.000 km zouden komen. “Maar dat zou inhouden dat er in die 8 jaar ook helemaal niets gebeurt ten aanzien van duurzaamheid. Dus van die lange contracten stappen we af.”
Laadplan
Overigens was het voor Westdorp vooral een uitdaging om al deze specifieke voorwaarden van de VRR – en vooral ook de ruimte en flexibiliteit die de organisatie nodig heeft om de leaseproducten passend te maken – op papier te zetten in een tenderdocument. “Normaal gezien is een aanbesteding vrij ‘straight forward’ en duidelijk. Hier moesten we op sommige vlakken werken met verschillende scenario’s: hoe ga je om met situatie X en met situatie Y? Maar, zoals eerder gezegd, inkooptrajecten van leasing zien we al enkele jaren flink veranderen.”
Welke zaken er geleerd zijn? Voor Kruijthof is dat het belang van draagvlak in de organisatie. En dat het geen zin heeft zaken er snel door te drukken. Het hoeft allemaal niet op stel en sprong. Bovendien: er zijn nog zoveel zaken waar ik ook niet meteen antwoord op heb. Bijvoorbeeld op het gebied van laadinfrastructuur en hoe we dat allemaal precies gaan regelen. Het is voor iedereen een leerproces.” Wat de laadinfrastructuur betreft, Westdorp gaat ook daarvoor een tender uitschrijven. Nog dit jaar moet die eruit. Met laadplan en al. Ook hier gaat het niet om snelheid. Westdorp: “Helemaal bij zo’n organisatie met een belangrijke, maatschappelijk taak. Verkeerde beslissingen kunnen misschien wel mensenlevens op het spel zetten. Verduurzaming moet, ook al vanuit de wetgever. Maar bij de VRR zie ik ook een Intrinsieke motivatie om te verduurzamen. Dat is uiteindelijk de belangrijkste voorwaarde voor dit hele traject.”
