Data is key bij het beheren van een fors wagenpark. Helemaal nu mobiliteit flexibeler en breder wordt ingezet. Goed nieuws daarbij: aan data geen gebrek. Uit alle hoeken en gaten komt het tegenwoordig op de fleetowner af, van de auto(‘s) zelf tot en met de leasemaatschappij(en). Maar zie al die data maar eens te integreren in de eigen processen en workflow. Chevin Fleet Solutions poogt daar wat aan te doen.
Cees van Gaalen
Een kleine toekomstschets van Cees van Gaalen, salesmanager Nederland en Duitsland van Chevin Fleet Solutions: over drie, vier jaar levert iedere autofabrikant een eigen portal met daarop alle gebruiksgegevens van de auto’s inclusief informatie over bijvoorbeeld onderhoud en slijtage. Die data zit nu al in de auto’s, berijders krijgen in sommige gevallen een app waarop zaken als brandstofverbruik, tijd voor onderhoud en of de auto wel is afgesloten.
Bovenstaande is natuurlijk leuk voor de consument, maar als je een wagenpark hebt van 1000 voertuigen bestaande uit tientallen merken, kan je natuurlijk onmogelijk al die portals tot je nemen. “Er is veel data maar die wordt de fleetowner versnipperd aangeboden. Iedereen richt zich daarbij op zijn eigen stukje in de puzzel. Ook met de tools van de leasemaatschappijen, waar sommigen de laatste jaren toch flink in hebben geïnvesteerd, kan men vaak niet uit te voeten. Helemaal niet als men met meerdere leasemaatschappijen werkt.”
Nabetaling
Wat dat laatste betreft, Van Gaalen ziet bedrijven in zijn eigen klantenkring en daarbuiten die volop bezig zijn om een meer uniform wagenpark samen te stellen. Op die manier kunnen zij actief sturen op bijvoorbeeld de kosten van de beruchte meerkilometers.
Zo heeft bijvoorbeeld het accountants- en belastingadvieskantoor Baker Tilly Berk onlangs gekozen voor 150 Mazda2’s voor zijn starters en young professionals, ruim 35% van de totale leasevloot. Het zijn allemaal dezelfde Mazda’s, allemaal in het blauw. De auto’s kunnen daardoor flexibel worden ingezet voor meerdere berijders. Zo kan optimaal gestuurd worden op de kilometers, mits de informatie steeds voorhanden is.
Van Gaalen: “Onlangs hadden we een prospect met 100 auto’s die over ging van eigen beheer naar een leasevloot. Na 6 maanden kwamen ze erachter dat ze aan het einde van het contract zo’n 1,5 ton moesten nabetalen omdat de kilometers uit de pas liepen. Die zijn toen actief gaan sturen op de leasecontracten waarbij auto’s flexibel werden ingezet tussen berijders die veel en weinig rijden. Op die manier hebben ze de nabetaling terug kunnen schroeven naar 4000 euro.”
Ofwel, de auto gaat uit het arbeidscontract
Bovenstaande voorbeeld haakt in op de trend dat de arbeidsvoorwaardelijke auto, waarbij de leaserijder alle vrijheid heeft om er een binnen zijn of haar budget uit te zoeken, op zijn retour is. Ofwel, de auto gaat uit het arbeidscontract. Steeds meer organisaties nemen een auto mee in een separaat contract met een vaste auto. Eventueel kunnen mensen gebruik maken van een mobiliteitsbudget en/of een privéleaseauto.
Privé(lease)auto
Hoe de mobiliteitsgedachte van een organisatie ook eruit ziet, voor Chevin Fleet Solutions maakt dat eigenlijk niet uit. Het fleet-managementpakket richt zich op alle mobiliteitsproducten: van leaseauto tot
Het dashboad van Fleet Wave
mobiliteitsbudget, van deelauto tot elektrische fiets. Zelfs de privé(lease)auto kan mee. Het is daarmee niet alleen een product voor de afdeling fleetmanagement, maar vooral ook voor finance, benadrukt Van Gaalen. Het levert namelijk geld op.
Waarbij de kracht van het systeem is dat het custom made in de processen en workflow wordt geïntegreerd. Dat kan zelfs zover gaan dat een poolauto-planner aangeeft wie er wel en niet gebruik mag maken van de auto. “Onlangs vernamen we van een gemeente dat, als iemand daar een envelop moet wegbrengen op nog geen 2 kilometer afstand, hij geen poolauto daarvoor reserveren. Wel een elektroscooter. De betreffende gemeente wilde de CO2-uitstoot fors naar beneden brengen. Ook voor een dergelijke invulling van een mobiliteitsbeleid biedt Chevin een oplossing.”
Mobiliteitsbudgetten
Investeren in een fleet-managementsysteem verdient zich in alle gevallen terug, is de ervaring van Van Gaalen. De kostenbesparingen op goed vlootbeheer lopen al snel op tot zeker 10%. Daarbij kan een fleetowner met een goed beheersysteem ook beter vorm geven aan zijn mobiliteitsbehoefte. Dus ook bijvoorbeeld flexibele vormen van mobiliteit inzetten.
Veel fleetowners rekenen standaard 500 euro extra bovenop de kosten van de (lease)auto. Zo berekenen ze hun tco
Zo beheert het systeem van Chevin ook mobiliteitsbudgetten. Zowel het importeren van al deze data afkomstig van aanbieders van mobiliteitskaarten als het analyseren en opvolgen van deze cijfers, kunnen ermee worden uitgevoerd. Daar is volgens de salesmanager veel winst te behalen. Waarbij het allemaal draait om inzicht, zowel voor werkgever als werknemer. Daarbij moeten we denken aan bijvoorbeeld informatie over de APK, het einde van het (lease)contract en dus het tijdig bestellen van een nieuwe (lease)auto, het beheer van de poolwagens en voorloopauto’s, het beheer van de brandstofkaarten (en melden van afwijkingen), het volledige schadebeheer inclusief het mobiel houden van de bestuurder.
500 euro extra
Chevin richt zich over het algemeen op de grotere parken (300+) waar heel wat mensen zich op verschillende afdelingen bezighouden met het wagenparkbeheer. Van Gaalen: “Naast de wens van een eenduidig, transparant beleid, vaak ook internationaal, is het tevens een middel om de eigen organisatie lean en mean te krijgen. Veel fleetowners rekenen standaard 500 euro extra bovenop de kosten van de (lease)auto. Zo berekenen ze hun tco. Als je alleen al daarop weet te besparen, dan wordt de finance manager zeker blij.”
