Klant ritregistratiesysteem gaat vaker voor Keurmerk

Bij Fleetmatics merken ze in toenemende mate het belang van het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS) dat enkele jaren geleden is ingevoerd. Van de honderden aanbieders van ritregistratiesystemen hebben er ‘maar’ 19 een keurmerk. “Wij willen hoge boetes voorkomen.”

Bij Wiegmans Facilitaire Diensten worden de acht voertuigen alleen zakelijk ingezet. De werknemers rijden er niet privé mee dus betalen ook geen bijtelling. Daarvoor moet een sluitende ritregistratie worden bijgehouden, iets wat tot voor kort handmatig gebeurde. “Dit was tijdrovend en gevoelig voor fouten, vooral doordat bestuurders voertuigen delen”, zegt Rob Nap, managing director van Wiegmans.

Naheffing

Om het dataverzamelingsproces te vereenvoudigen, ging Nap op zoek naar een geavanceerd en geautomatiseerd gps-voertuigvolgsysteem. Dat die aan het keurmerk RRS moest voldoen, was van meet af aan duidelijk. Alleen op die manier kan een systeem de goedkeuring van de fiscus krijgen. En alleen op die manier is naheffing van de Belastingdienst te voorkomen. Daarnaast zorgt het Keurmerk ervoor dat de werkgever via de zogenaamde Privacy Gedragscode eenvoudiger aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens kan voldoen.

Nap: “Wij voorzien de Belastingdienst nu van duidelijke, betrouwbare rapportages over waar elk voertuig zich in een bepaalde periode bevindt en met welke kilometerstand. Risico op hoge boetes en naheffingen zijn uitgesloten”.

Kaf van het koren

Nap deed een grondig marktonderzoek en sprak met verschillende leveranciers. Uiteindelijk koos hij voor Fleetmatics. Vooral door de combinatie van het Keurmerk, de uitgebreide functionaliteit en goede prijs-kwaliteitsverhouding. Handige extra’s noemt hij de mogelijkheid om rijgedrag en brandstofverbruik te monitoren. Hoewel Nap daar niet specifiek naar op zoek was. “Het belangrijkste doel was om het hier voor iedereen makkelijker te maken om te voldoen aan de belastingregelgeving. Nu hebben we echter een schat aan informatie, die ons ook helpt duurzamer te zijn.”

Volgens Jan Willem Doornbos van Fleetmatics heeft het Keurmerk RSS in eerste instantie vooral de branche goedgedaan. Daardoor is namelijk het kaf van het koren gescheiden, zei hij in een eerder interview met TrendsinAutoleasing. Nu staat het Keurmerk ook in toenemende mate in de belangstelling van de (potentiele) klant. “Niet alleen attenderen we onze prospects op het Keurmerk, ze vragen er steeds vaker zelf naar.”

Financiële garanties

Overigens gaat het Keurmerk meer dan alleen over een fiscus-proof ritregistratie. Om aan de eisen van het Keurmerk te voldoen moeten bedrijven op heel wat vlakken van goeden huize komen. Het zogenaamde normenkader beslaat meerdere pagina’s. Zo wordt de hardware getoetst, maar ook de dataverwerking – met garanties over de continuïteit van de data – en de customer support. Ook moeten er financiële garanties zijn over de aangesloten partijen. Tenslotte moeten de leden voortdurend streven naar verbetering en opwaardering van de kwaliteit van de dienstverlening.