Nog veel vragen over CO2-registratie zakelijke kilometers

Om de klimaatdoelen te halen, moet de CO₂-uitstoot van alle mobiliteit omlaag. Daarom hebben bedrijven met meer dan honderd medewerkers vanaf 2023 te maken met een verplichte CO₂-registratie voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen. Wat betekent dit voor hen en welke stappen zouden ze nu al moeten zetten?

In het klimaatakkoord uit 2019 zijn afspraken gemaakt over het verminderen van de CO2-uitstoot. Een van de afspraken is dat werkgebonden mobiliteit in 2030 één megaton minder uitstoot. De registratie van deze kilometers ligt al langer op tafel, maar door het lange formatieproces van het kabinet Rutte IV is de invoering verschoven van 1 januari 2023 naar 1 juli 2023. Zo’n 8.000 bedrijven krijgen ermee te maken. “Het doel is uiteindelijk om ervoor te zorgen dat werkgevers andere keuzes gaan maken of gaan bieden in werkgebonden personenmobiliteit”, vertelt Jeroen Geerts, Key Account Manager bij Terberg Business Mobility.

Jeroen Geerts, Key Account Manager bij Terberg Business Mobility

Werkgevers zullen langs drie lijnen keuzes moeten maken om hun CO₂-uitstoot uit mobiliteitsbewegingen ter sprake te brengen. “In de kern komt dit steeds neer op het uitbannen van bepaalde bewegingen, of deze vervangen door een duurzaam alternatief. Daar zijn allerlei oplossingen voor en het is goed om daar al over na te denken. Er is nu alleen nog een meet- en rapportageplicht, maar vanaf 2026 krijgen deze bedrijven hoogstwaarschijnlijk te maken met CO₂-normen.”

Kilometers in beeld

Hoe breng je zakelijke mobiliteitsbewegingen en woon-werkkilometers in beeld? “Voor werknemers met een leaseauto gaat dat nog wel, deze kilometers worden al bijgehouden. De vraag is wel wat je gaat rapporteren. Als je privékilometers fiscaal bijtelt, zul je deze bijvoorbeeld ook moeten bijhouden.” Het rapporteren zelf kan op verschillende manieren: via een module binnen het bestaande HR-softwarepakket bijvoorbeeld, maar er zijn ook ‘standalone’ tools die eventueel te koppelen zijn met het pakket van de werkgever. En dan is er nog het initiatief van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), die een generieke registratietool online beschikbaar stelt.

Veel lastiger dan het bijhouden van kilometers voor leaserijders is het woon-werkverkeer van medewerkers die hiervoor hun eigen vervoersmiddel gebruiken. “Je loopt dan heel snel tegen vraagstukken rondom privacy aan. Want welke informatie mag je van een medewerker opvragen? Type auto, locaties? In ieder geval voor deze kilometers mogen werkgevers in 2023 nog een forfaitaire waarde aanhouden, om de registratie behapbaar te houden.”

Nu al verduurzamen voor straks

Over de CO₂-normering vanaf 2026 zijn nog veel vragen. Hoe hoog deze zal zijn en welke sancties voor individuele bedrijven volgen bij het niet voldoen aan de normering is op dit moment nog niet bekend. Hetzelfde geldt voor de normering van bepaalde soorten kilometers. Een ‘benzine-kilometer’ heeft immers een andere CO₂-waarde dan een kilometer gereden met een elektrisch voertuig. En ritten met het OV zijn toch ook niet helemaal uitstootvrij. Uiteindelijk zijn maar twee dingen echt duidelijk. “Dat is de rapportageplicht en de boodschap die de overheid ermee afgeeft, namelijk dat de CO₂-uitstoot omlaag moet.”

Het positieve is dat bedrijven nu al belang hebben bij verduurzaming van mobiliteit. “Het wordt bijvoorbeeld al meegewogen in veel publieke aanbestedingen. En verdere verduurzaming kan je nooit schaden, denk ik.” De vraag ‘hoe’ dat dan moet gebeuren is een stuk spannender. “Personenwagens zijn niet zo lastig te elektrificeren, dat zijn voorspelbare ritten met vaak vaste bedrijven. En daar ligt ook direct de grootste klap die je kunt maken. Bij bedrijfswagens ligt dat anders en tegelijkertijd zijn ze van kritiek belang voor de omzet van het bedrijf.”

Thuiswerken, OV en gamificeren

Toch is er nu de kans om alvast klein te beginnen, door een deel van de bedrijfswagens te vervangen door EV’s en daar ervaring mee op te doen. “Je doet dan waardevolle informatie op waar je straks veel aan hebt, bijvoorbeeld vanaf 2025 wanneer je met een brandstofmotor veel stedelijke kernen niet meer in mag.” Maar ook voor brandstofkilometers valt er met de nodige creativiteit nog iets te doen. “Denk bijvoorbeeld aan het ‘gamificeren’ van efficiënt rijgedrag”, zegt Geerts. “Wij hebben gemerkt dat berijders er gevoelig voor zijn wanneer zij via hun smartphone tips krijgen op basis van hun rijstijl.”

Een andere oplossing is nog simpeler: ga meer vanuit huis werken. “Ga alleen voor het hoogstnoodzakelijke naar kantoor. Of ga carpoolen met een collega als je eens samen naar een klant moet, dat doe ik zelf ook”, zegt Geerts. “Het OV en de fiets, met name de e-bike, kan in veel gevallen ook een alternatief bieden en iets waar weinig organisaties aan denken: het stimuleren van alleen zakelijk gebruik van de leaseauto. Effectief betekent dat minder kilometers (ofwel CO2-reductie), omdat de leaserijder geen privékilometers meer rijdt. Bijkomend voordeel voor de leaserijder is dat er geen fiscale bijtelling van toepassing is. Bij een auto met een fiscale waarde van € 50.000,- i.c.m. de belastingschaal van 49,50% levert dit voor de leaserijder bijna 500 euro per maand op aan netto besteedbaar inkomen.

Wat nu eerst?

Kortom, er liggen veel mogelijkheden. Maar waar te beginnen? “Dat is inventariseren of je afgelegde kilometers in beeld kunt brengen en of dit ook ‘AVG-proof’ kan. Daarna kun je nadenken over hoe je dat op een efficiënte manier gaat verwerken en registreren, zodat je er op kunt rapporteren.” Het voordeel van het inzichtelijk hebben van deze kilometers is een goede basis voor het verduurzamen van mobiliteit. “Als je het goed voor elkaar hebt, is het een kwestie van initiatieven voorstellen, accorderen en implementeren. En heb je dat eenmaal gedaan, dan kun je monitoren en bijsturen. Zo zorg je voor een goede uitgangspositie voor wat er komt in 2026 en daarna.”

Delen: