Voor het moderne autobedrijf is het softwarepakket van het in Apeldoorn gevestigde CSW software (anno 1986!) uitgegroeid tot een toonaangevend administratiepakket. Commercieel directeur Peter Kuijpers en technisch directeur Erik Wieberdink hebben de aftermarket zien veranderen in een complex speelveld met krappe marges en klanten die snelheid en transparantie willen. Daar speelt hun pakket AutomaaT Go op in. Tegelijkertijd zien ze een groeiende behoefte bij transportbedrijven en distributiecentra met een eigen werkplaats. Speciaal voor deze (groeiende) groep ontwikkelde het FleetMate Go. “Als eenmaal de stap is gezet, dan gaan ze er ook voor!”
In een moderne werkplaats draait alles om efficiëntie, overzicht en betrouwbaarheid. Daar horen gestroomlijnde processen bij, ook al omdat het universele bedrijf – de focus van CSW met AutomaaT Go – steeds verder professionaliseert en een groeiende groep universelen ook auto’s verkoopt, al dan niet inclusief verzekering of een private leasecontract. Begin dit jaar heeft CWS in dit pakket de onderhoudshistoriedienst van VWE geïntegreerd. Gebruikers krijgen hiermee direct inzicht in de officieel geregistreerde onderhoudshistorie van voertuigen van 38 merken, afkomstig uit Europese fabrikantbronnen. Voor universele autobedrijven betekent deze uitbreiding meer zekerheid bij waardebepaling, minder risico bij inkoop en verhoogde transparantie richting de klant. Binnen enkele seconden ontstaat een compleet beeld van het onderhoudsverleden zonder losse systemen of externe checks.
Commercieel directeur Peter Kuijpers
De koppeling is slechts een klein voorbeeld hoe het pakket zich blijft ontwikkelen, benadrukt Kuijpers. Afgelopen december is er bijvoorbeeld nog een CRM+ module gelanceerd. Deze uitbreiding stelt garagebedrijven in staat hun klantcontact te personaliseren en automatiseren, wat leidt tot meer efficiëntie en extra omzet. Ook rond de verkoop van occasions; welke offertes komen er binnen, hoe worden auto’s bekeken? Zelfs de proefrittenregistratie zit in de module verwerkt. Een andere nieuwe ontwikkeling is de nieuwe module ‘garageportal’. Kuijpers: “Dat is een app waarmee berijders informatie kunnen uitwisselen met de werkplaats en bijvoorbeeld foto’s doorsturen naar de garage, zodat die een diagnose kunnen stellen en een afspraak kunnen inplannen. Waarbij het ook de andere kant op werkt: garages kunnen bijvoorbeeld reminders voor de APK naar berijders sturen. Dit product komt dus zowel de efficiency als de klantenbinding ten goede.”
Excelsheets
Deze module is zowel voor AutomaaT GO en FleetMate Go beschikbaar. Overigens ook in MotoMate GO, het pakket van CSW dat zich specifiek richt op de motorenbranche. Maar van de verschillende sectoren waar het 40-jarige softwarebedrijf zich op richt, is die van de fleetowners met eigen werkplaats misschien wel het meest veranderd, schetst Wieberdink. Het zijn veelal transportbedrijven en distributiecentra, een wereld waar TCO bovenaan staat en de uptime en bedrijfszekerheid van trucks van levensbelang is. Maar tegelijkertijd zijn de Excelsheets nog ruim vertegenwoordigd in de werkplaats. “Wij komen in de werkplaats nog monteurs tegen die met een kladblokje de te vervangen onderdelen opschrijven waarvan je maar moet hopen dat de magazijnchef het vervolgens kan lezen. Als ze met ons pakket werken, lopen ze met tablets rond die alle onderdelen scannen en waarbij het systeem ook direct aan solide en gedegen voorraadbeheer doet.”
Wij komen in de werkplaats nog monteurs tegen die met een kladblokje de te vervangen onderdelen opschrijven waarvan je maar moet hopen dat de magazijnchef het vervolgens kan lezen
Een dankbare markt dus voor CSW. Alleen al vanwege de koppelingen van het pakket met de grossiers voor onderdelen. Er is zelfs een koppeling met fabrikant DAF en binnenkort ook met Scania. FleetMate Go draait volledig in de cloud en is modulair opgebouwd. Het is dus geschikt voor zowel grote ondernemingen als ook kleinere branche-specialisten. Er is ook een planningsmodule waarbij bedrijven niet alleen de werkopdrachten overzichtelijk kunnen plannen, maar ook de afspraken, uitleen- en verhuurvoertuigen. Het kan bovendien geïntegreerd worden in de eigen website zodat klanten zelf afspraken kunne inplannen. Volgens Kuijpers duurt het altijd even twee weken voordat iedereen binnen een bedrijf het heeft omarmd. “Maar als eenmaal de stap is gezet, dan gaan ze er ook voor. Het valt ons echt op dat ze de volle breedte van het pakket inzetten. We organiseren ook altijd een terugkomdag, meestal twee weken na de introductie. Daar kunnen ze alle vragen aan ons kwijt, als ze die niet al telefonisch hebben gesteld. Want we zijn gewoon altijd bereikbaar voor onze klant.”
Tachograafinformatie
Het mooie van de truckwereld is dat de voertuigen allemaal connected zijn, stellen Kuijpers en Wieberdink. Eerst gebeurde dat via een externe boordcomputers, nieuwere trucks zijn er allemaal standaard mee uitgerust. CSW koppelt die data en klanten kunnen dat weer inzetten om bijvoorbeeld preventief onderhoud uit te voeren. Op het scherm van de software wordt ook de tachograafinformatie getoond. Binnenkort lanceert CSW ook een portal waarop chauffeurs bijvoorbeeld een melding kunnen doen als ze bijvoorbeeld iets vreemds opmerken aan hun voertuig.
Het stroomlijnen van alle processen binnen een garagebedrijf, of die zich nu richt op personenauto’s of trucks, is een continu proces, weten Kuijpers en Wieberdink. Temeer omdat de markt natuurlijk ook niet stilstaat. CWS heeft ervoor gekozen om het pakket flexibel en het voor de klant ‘simpel’ te houden. Hoewel er aan de ‘achterkant’ tal van mogelijkheden zijn om het te finetunen voor meer maatwerk. Wellicht gaat AI hierin nog een grotere rol spelen – AI wordt nu al gebruikt binnen de pakketten voor het opstellen van mailingen en checklists – maar vooralsnog volstaat ‘Apeldoorn Intelligence’ zoals de heren het gekscherend noemen. In de basismodule zitten overigens al alle koppelingen met de grossiers en RDW. Wieberdink vindt het nog altijd opmerkelijk dat hoewel de processen van een universeel garagebedrijf grotendeels overeenkomen, ieder bedrijf het toch weer op zijn eigen manier uitvoert. “Maar ook daar kunnen we prima mee omgaan. Zaak om de juiste aanpak voor dat bedrijf te vinden en goed na te gaan wat voor hen handig is. Die flexibiliteit zit in ons pakket en zelfs in ons DNA.”
